La settimana prima dell'atterraggio: riconferme, programmazione del rappresentante in aeroporto, monitoraggio dei voli, il briefing finale e che cosa può controllare Lei.
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Nella settimana che precede il Suo arrivo riconfermiamo ogni hotel, nave, volo e guida; programmiamo il rappresentante in aeroporto in base all'orario effettivo del Suo arrivo; verifichiamo gli orari dei siti e le eventuali variazioni; e Le inviamo un briefing finale con orari di ritiro, contatti e documenti. Il giorno stesso il rappresentante segue il Suo volo e l'autista è già in posizione prima che Lei atterri.
La settimana tranquilla che precede un viaggio è quella in cui si svolge la maggior parte del lavoro operativo. Dal punto di vista del viaggiatore può sembrare che non stia succedendo nulla: la prenotazione è fatta, i pagamenti sono saldati e il contatto successivo è un briefing, pochi giorni prima della partenza. Dietro le quinte, un coordinatore sta seguendo una lista di controllo che tocca ogni servizio del Suo itinerario.
Questo articolo spiega in che cosa consiste quel lavoro, perché è importante e che cosa può fare Lei per aiutarlo a procedere senza intoppi. Descrive in termini generali come prepariamo un viaggio. I dettagli vincolanti del Suo viaggio, compresi servizi, orari e condizioni, sono sempre quelli indicati nella Sua conferma di prenotazione.
Perché l'ultima settimana è importante
L'itinerario di un tour è una catena di servizi distinti: un'accoglienza in aeroporto, un trasferimento, un hotel, una guida, i biglietti d'ingresso, un volo interno o un treno, una nave da crociera, altri trasferimenti e altri hotel. Ciascuno è fornito da una squadra diversa e ciascuno dipende dal fatto che il precedente sia puntuale.
La maggior parte di questi servizi viene prenotata con settimane o mesi di anticipo. In quel periodo le cose possono cambiare. Le compagnie aeree modificano gli orari, gli hotel riassegnano le camere, le navi cambiano itinerario e i siti modificano gli orari di apertura o chiudono alcune aree per restauro. Nulla di tutto questo è insolito nei viaggi, in qualsiasi parte del mondo. Lo scopo dell'ultima settimana è intercettare quei cambiamenti prima che arrivino fino a Lei, e non il giorno stesso.
È importante anche perché un viaggio di più giorni ha pochissimo margine nelle prime ore. Dopo un lungo volo internazionale nessuno vuole aspettare sul marciapiede di un aeroporto o scoprire che una camera è stata rilasciata. Un controllo breve e metodico di ogni anello della catena è ciò che rende quelle prime ore senza fatica.
Sette giorni prima
Circa una settimana prima del Suo arrivo, il coordinatore riconferma il nucleo del viaggio.
Hotel e nave da crociera
Gli hotel e la nave da crociera vengono riconfermati con le categorie di camera e di cabina e le eventuali richieste da Lei espresse, come un letto matrimoniale grande, un ponte superiore o camere comunicanti. Richieste di questo tipo vengono inoltrate e riconfermate, ma alcune, come una vista o un piano particolari, dipendono dalla disponibilità del giorno; la Sua conferma di prenotazione indica quali elementi sono confermati.
Voli interni
I voli interni vengono controllati per eventuali variazioni di orario. Le compagnie aeree a volte spostano gli orari di partenza di un'ora o più, con effetti su tempi di trasferimento, programma di visite e check-in in hotel. Controllare con una settimana di anticipo lascia il tempo di adattare il resto della giornata al nuovo orario.
Guide e autisti
Guide e autisti ricevono la scheda del Suo viaggio: nomi, età, interessi, mobilità e note alimentari. È ciò che permette a una guida di presentarsi già sapendo che un viaggiatore ha un ginocchio dolorante, che i bambini adorano gli animali o che Lei è particolarmente interessato a un certo periodo storico. Più ci dice alla prenotazione, più questa scheda è utile.
Biglietti a orario
Vengono confermati il Grand Egyptian Museum e gli altri biglietti a orario. Alcuni siti funzionano a fasce orarie o hanno una capacità giornaliera limitata, e confermare in anticipo evita code e delusioni.
Tre giorni prima
Circa tre giorni prima della partenza riceve il briefing finale. Riunisce in un unico documento tutto ciò che Le serve per il viaggio:
Orari di ritiro giorno per giorno, così saprà quando trovarsi nella hall dell'hotel ogni mattina.
Contatti dell'hotel e della nave, nel caso in cui qualcuno a casa debba raggiungerLa.
Il numero di telefono e il WhatsApp del coordinatore, per qualsiasi cosa possa succedere durante il viaggio.
Istruzioni su visto e arrivo, che spiegano che cosa aspettarsi all'atterraggio.
Indicazioni sulle mance, per sapere che cosa è consuetudine e come funziona.
Un promemoria per i bagagli, con indicazioni sull'abbigliamento per le visite ai templi, sulla protezione solare e su tutto ciò che riguarda in modo specifico il Suo itinerario.
Nello stesso momento controlliamo ancora una volta le avvertenze ufficiali di viaggio e gli orari dei siti, nel caso in cui qualcosa sia cambiato dal primo controllo.
Che cosa controllare quando arriva il briefing
Quando riceve il briefing, vale la pena leggerlo con attenzione e rispondere segnalando tutto ciò che non corrisponde ai Suoi programmi. In particolare:
Verifichi che i nomi siano scritti esattamente come sui passaporti.
Confronti i numeri dei voli internazionali e gli orari di arrivo con la prenotazione della compagnia aerea.
Si assicuri che le note alimentari, mediche o sulla mobilità siano corrette e complete.
Salvi i contatti del coordinatore sul telefono e li condivida con qualcuno a casa.
Legga le istruzioni su visto e arrivo e controlli di persona i requisiti ufficiali di ingresso aggiornati per la Sua nazionalità, perché sono stabiliti dalle autorità e possono cambiare.
Piccoli errori, come un nome scritto male o un orario di volo non aggiornato, si correggono facilmente a tre giorni dalla partenza e molto più difficilmente in aeroporto.
Il giorno dell'arrivo
Il giorno in cui atterra, il rappresentante in aeroporto segue il Suo volo in arrivo. Se è in ritardo, l'orario dell'autista viene spostato senza che Lei debba fare nulla. Non deve scrivere a nessuno dalla sala d'attesa per segnalare un ritardo.
Il rappresentante La incontra dopo la dogana, o in zona airside dove consentito, La aiuta allo sportello dei visti se necessario e La affida all'autista. All'hotel viene comunicato il Suo orario di arrivo effettivo, così la camera è pronta.
Che cosa di solito aiuta all'arrivo
Tenga il telefono carico e acceso non appena atterra, con WhatsApp funzionante se ha il roaming o il Wi-Fi.
Abbia passaporto, nome dell'hotel e briefing a portata di mano, non nel bagaglio da stiva.
Aspetti il rappresentante indicato per nome. Gli aeroporti, in qualsiasi parte del mondo, attirano persone che offrono trasporti. Vada solo con la persona indicata nel Suo briefing.
Avvisi il rappresentante se manca un bagaglio prima di lasciare la sala ritiro bagagli, così il reclamo può essere presentato subito alla compagnia aerea.
Se qualcosa cambia
L'annullamento di un volo, la sostituzione di una nave o una modifica delle avvertenze viene gestita dal coordinatore, che La contatta con le alternative prima ancora che Lei debba chiedere.
In pratica, cambiamenti di questo tipo sono una parte normale dei viaggi. Le compagnie aeree cancellano e riprenotano, le navi vanno in manutenzione e strade o siti chiudono con breve preavviso. Ciò che conta è quanto in fretta il cambiamento viene notato e quanto chiaramente vengono spiegate le opzioni. Quando La contattiamo per una variazione, il messaggio spiegherà che cosa è successo, quali sono le alternative e che cosa, se necessario, Lei deve decidere.
Come una variazione incida su costi, rimborsi o crediti dipende dalla causa e dalle condizioni della Sua prenotazione. Tali condizioni sono riportate nella Sua conferma di prenotazione e il coordinatore può spiegare come si applicano al Suo caso.
Che cosa può fare Lei per aiutare
Il lavoro dietro le quinte funziona meglio quando le informazioni circolano nei due sensi. Prima di partire:
Ci invii i dettagli definitivi dei Suoi voli non appena confermati e ci avvisi subito se cambiano.
Condivida tutto ciò che è rilevante sul Suo gruppo: mobilità, condizioni mediche, esigenze alimentari, ricorrenze, interessi.
Ponga le domande per tempo. È più facile rispondere a una domanda su un sito, un hotel o un trasferimento una settimana prima che all'ultimo momento.
Controlli l'assicurazione di viaggio e si assicuri che copra le attività del Suo itinerario.
Domande frequenti
Qualcuno mi accoglierà all'aeroporto del Cairo?
Sì. Un rappresentante accoglie ogni arrivo di Nourbelle e La mette in contatto con l'autista. Il briefing finale Le spiega come riconoscerlo e che cosa fare dopo l'atterraggio.
Che cosa succede se il mio volo internazionale è in ritardo?
Il rappresentante segue il Suo volo e adatta il ritiro, e l'hotel viene informato del Suo orario di arrivo effettivo. Non deve contattare nessuno per segnalare il ritardo, anche se un messaggio al Suo coordinatore è sempre gradito se il volo cambia prima della partenza.
Quando ricevo gli orari di ritiro?
Nel briefing finale, inviato circa tre giorni prima della partenza, e di nuovo ogni sera dalla Sua guida. Se qualcosa cambia durante il viaggio, la Sua guida o il coordinatore La avviseranno.
Che cosa devo fare se noto un errore nel mio briefing?
Risponda al briefing o scriva subito al Suo coordinatore con la correzione. Gli errori nei nomi, nei numeri di volo o nelle date si correggono facilmente prima della partenza e molto più difficilmente quando si è in viaggio.
Dove trovo le condizioni vincolanti del mio viaggio?
Nella Sua conferma di prenotazione. Questo articolo spiega in termini generali come ci prepariamo; la conferma indica i servizi, gli orari e le condizioni applicabili alla Sua prenotazione.
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