Dalla conferma entro 48 ore al briefing finale tre giorni prima della partenza e all'accoglienza all'arrivo: ecco che cosa succede dopo la prenotazione e che cosa controllare.
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Entro 48 ore riceve una conferma con l'elenco di ogni servizio. Nelle settimane successive Le inviamo promemoria per il visto, l'assicurazione e il pagamento del saldo e rispondiamo alle Sue domande. Una settimana prima della partenza riconfermiamo tutti i servizi; tre giorni prima riceve il briefing finale; all'arrivo La accoglie un rappresentante e il Suo coordinatore prende in carico il viaggio.
La prenotazione è l'inizio di una sequenza che prosegue fino al Suo volo di rientro. Sapere che cosa arriva e quando, e che cosa Le viene chiesto di fare in ogni fase, toglie gran parte dell'incertezza delle settimane che precedono un viaggio in Egitto. Aiuta anche a capire presto se qualcosa nei Suoi programmi richiede attenzione.
Questa guida ripercorre la sequenza passo dopo passo. Spiega che cosa comporta ogni fase, che cosa dovrebbe controllare e quali domande vale la pena porre. I dettagli vincolanti per il Suo viaggio, comprese date, importi e condizioni, sono sempre quelli indicati nella Sua conferma di prenotazione.
Entro 48 ore: la Sua conferma
Entro 48 ore dalla prenotazione riceve una conferma con l'elenco di ogni servizio del Suo viaggio. Comprende:
Gli hotel indicati per nome per ogni notte del viaggio.
La nave e la categoria di cabina se il viaggio include una crociera sul Nilo.
Gli orari dei voli interni per i voli all'interno dell'Egitto.
Le guide per città, così sa chi accompagna ogni parte dell'itinerario.
Inclusioni ed esclusioni, che indicano che cosa è coperto e che cosa no.
Il piano dei pagamenti, compresa la scadenza del saldo.
Ogni voce ancora «su richiesta» viene segnalata e confermata non appena il fornitore risponde. «Su richiesta» significa semplicemente che un servizio specifico, come un determinato tipo di camera o di cabina, è stato richiesto ma non ancora confermato dal fornitore. È una situazione comune nei viaggi, soprattutto per le strutture piccole e le date più richieste.
Che cosa controllare nella conferma
Legga con attenzione la conferma non appena arriva, finché è facile correggere qualsiasi cosa. In particolare, verifichi:
Che il nome di ogni viaggiatore corrisponda esattamente al passaporto.
Che le date, il numero di notti in ogni luogo e l'ordine delle città siano quelli che si aspettava.
Che i tipi di camera e la disposizione dei letti siano adatti al Suo gruppo.
Che le inclusioni corrispondano a quanto discusso e che abbia capito tutto ciò che è indicato come escluso.
Quali voci, se ce ne sono, sono ancora su richiesta.
Se qualcosa Le sembra sbagliato o poco chiaro, lo comunichi subito al Suo coordinatore. Le piccole correzioni sono molto più semplici da fare presto che a ridosso della partenza.
Le settimane prima della partenza
Nelle settimane successive Le inviamo promemoria nei momenti opportuni e rispondiamo alle Sue domande. I compiti principali da parte Sua sono:
Il visto
Le norme di ingresso dipendono dal Suo passaporto e possono cambiare, quindi consulti la fonte ufficiale prima di partire.
L'assicurazione di viaggio
Stipuli un'assicurazione di viaggio con copertura per l'evacuazione. Quando confronta le polizze, verifichi che siano incluse le cure mediche e l'evacuazione di emergenza, che la polizza copra le attività del Suo itinerario e che copra anche gli altri paesi che visita nello stesso viaggio. Tenga con sé durante il viaggio il numero di polizza e il numero di emergenza dell'assicuratore.
La validità del passaporto
Le norme di ingresso dipendono dal Suo passaporto e possono cambiare, quindi consulti la fonte ufficiale prima di partire. Se deve rinnovarlo, lo faccia presto: i tempi di rilascio dei passaporti variano molto per paese e stagione.
Il pagamento del saldo
Paghi il saldo entro la scadenza indicata nella conferma. Segni la data sul calendario quando arriva la conferma e, se qualcosa sulla modalità di pagamento non è chiaro, lo chieda con largo anticipo rispetto alla scadenza.
Le Sue preferenze ed esigenze
Ci comunichi esigenze alimentari, preferenze sui letti e note sulla mobilità, se non l'ha già fatto. Prima si conoscono, più facile è trasmetterle a hotel, navi, ristoranti e guide. Dettagli utili sono le allergie alimentari, se le scale o le lunghe camminate sono un problema e qualsiasi apparecchiatura medica con cui viaggerà.
Una settimana prima della partenza
Una settimana prima, ogni hotel, nave, volo e guida viene riconfermato. I biglietti con orario del Grand Egyptian Museum (GEM) vengono assicurati e il Suo fascicolo viene inviato alle guide e al rappresentante in aeroporto.
La riconferma è importante perché i programmi di viaggio si fanno con mesi di anticipo e gli orari, soprattutto quelli dei voli interni, possono cambiare. Ricontrollare ogni servizio poco prima della partenza significa che qualsiasi cambiamento può essere gestito prima che La riguardi.
Da parte Sua, questa è una buona settimana per confermare gli orari dei voli internazionali, fare il check-in online dove la compagnia aerea lo consente e informare il coordinatore di qualsiasi cambiamento dei Suoi voli.
Tre giorni prima: il briefing finale
Tre giorni prima della partenza riceve il briefing finale. Contiene:
Gli orari di ritiro giorno per giorno per trasferimenti e tour.
I contatti, compresi il numero di telefono e il WhatsApp del Suo coordinatore.
Le istruzioni per l'arrivo, così sa che cosa aspettarsi in aeroporto.
Le indicazioni sulle mance, per aiutarLa a pianificare le mance.
Un promemoria per i bagagli adatto al Suo itinerario e alla stagione.
Come usare il briefing
Salvi i contatti sul telefono prima di partire da casa e tenga una copia del briefing offline, stampata o scaricata, nel caso non abbia segnale all'atterraggio. Legga le istruzioni per l'arrivo per sapere dove sarà accolto. Se il volo internazionale cambia dopo aver ricevuto il briefing, lo comunichi al coordinatore, perché gli orari di ritiro sono costruiti attorno al Suo arrivo.
L'arrivo e durante il viaggio
Un rappresentante La accoglie dopo la dogana. Da lì, il Suo coordinatore prende in carico il viaggio.
Ogni sera la Sua guida conferma il ritiro del giorno successivo. Il Suo coordinatore monitora voli e navi ed è raggiungibile a qualsiasi ora. Se qualcosa cambia, come un orario di volo o un ritardo dovuto al maltempo, il coordinatore è la persona che adatta il piano e Le comunica che cosa succede dopo.
Sfruttare al meglio l'assistenza
Contatti presto il Suo coordinatore se qualcosa non è come previsto, che si tratti di un problema alla camera, di una preoccupazione per la salute o di una modifica che desidera apportare. I problemi sono molto più facili da risolvere finché si è ancora nel luogo in cui nascono. Tenga carico il telefono nei giorni di trasferimento e il briefing a portata di mano, così sa sempre l'orario del prossimo ritiro.
Dopo il viaggio
Quando è a casa, riceve una breve richiesta di opinione. La leggiamo e ne teniamo conto: è così che navi e hotel conquistano o perdono il loro posto nei nostri elenchi. Un riscontro sincero, positivo o critico, è utile da inviare, e i dettagli specifici aiutano di più: una guida che si è data da fare, una camera che non corrispondeva alla descrizione, un pasto che si è distinto.
Una rapida lista di controllo
Quando
Che cosa succede
Che cosa fa Lei
Entro 48 ore
Conferma di ogni servizio
Controlli nomi, date, camere e inclusioni
Le settimane prima
Promemoria per visto, assicurazione e saldo
Richiede il visto, stipula l'assicurazione, controlla il passaporto, paga il saldo
Una settimana prima
Ogni servizio riconfermato, biglietti GEM assicurati
Conferma i voli internazionali
Tre giorni prima
Briefing finale
Salva i contatti, tiene una copia offline
Arrivo
Il rappresentante La accoglie dopo la dogana
Segue le istruzioni per l'arrivo
Dopo il viaggio
Richiesta di opinione
Ci dice che cosa ha funzionato e che cosa no
Domande frequenti
Quando scade il saldo?
Il saldo scade alla data indicata nella Sua conferma, prima della partenza, in genere diverse settimane prima. La conferma e il piano dei pagamenti sono il riferimento vincolante, quindi li controlli per conoscere la data e la modalità esatte.
Mi ricorderete del visto?
Sì. Le norme di ingresso dipendono dal Suo passaporto e possono cambiare, quindi consulti la fonte ufficiale prima di partire.
Quando ricevo i dettagli finali?
Il briefing finale arriva circa tre giorni prima della partenza. Comprende gli orari di ritiro giorno per giorno, i contatti telefonici e WhatsApp del Suo coordinatore, le istruzioni per l'arrivo, le indicazioni sulle mance e un promemoria per i bagagli.
Che cosa significa «su richiesta» nella mia conferma?
Significa che un servizio è stato richiesto al fornitore ma non ancora confermato. Ogni voce di questo tipo è segnalata nella Sua conferma e viene confermata non appena il fornitore risponde.
Chi contatto durante il viaggio?
La Sua guida conferma ogni sera il ritiro del giorno successivo e il Suo coordinatore è raggiungibile a qualsiasi ora per tutto il resto. I recapiti telefonici e WhatsApp del coordinatore sono nel Suo briefing finale.
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